Los días negros se está triste y nada más. Pero los días rojos son terribles, de repente se tiene miedo y no se sabe por qué...

"—¿Conoce usted esos días en los que se ve todo de color rojo?
—¿Color rojo? Querrá decir negro.
—No, se puede tener un dia negro porque una se engorda o porque ha llovido demasiado, estás triste y nada más. Pero los días rojos son terribles, de repente se tiene miedo y no se sabe por qué." Audrey Hepburn en Desayuno con Diamantes


Una de las tareas más importante, y a la que no prestamos a veces la atención debida, porque estamos embelesados con el análisis realizado, es la presentación de la información. Es decir, cómo generamos un dashboard.

Lo importante es saber comunicar qué está pasando, por qué puede estar pasando y cómo podemos arreglarlo. Se trata de hacerlo de una forma agradable, dando información relevante que muestre cómo está funcionando el negocio, y que además ayude al receptor a tomar decisiones de una manera eficiente, basándose siempre en los datos recopilados. Sobre todo hay que incidir, y resaltar la atención, en lo que haya cambiado en el periodo analizado, tanto para bien como para mal. Así se identifican mejor las acciones a realizar y los segmentos afectados.

En un dashboard no se deben poner muchas KPIs. Se habla de que el número ideal es entre 5 y 20 por tablero, a mí me parece que no debería haber más de 10 (pero ésta es mi opinión). Sobre todo, y esto es lo que de verdad debemos tener en cuenta, que depende de lo que represente cada una de ellas.

Es vital proveer de contexto con un histórico detallado, y no limitarnos a dar los datos (éstos sin un análisis sirven para pocas cosas). También conviene siempre mostrar gráficos evolutivos, para saber de un sólo vistazo la línea que estamos siguiendo. No sirve de mucho copiar los dashboards de la competencia, dado que no tienen por qué usar las mismas métricas para los mismos objetivos. Por tanto, es mejor utilizar nuestro propio histórico como benchmarking.

El dashboard típico es el que trata la conducta o el ciclo de vida del cliente:


El primer paso para crear un dashboard es monetizar y analizar los procesos del site. El último paso es no olvidar hacer pronósticos basados en el análisis. Además, no tenemos que olvidar adjuntar anexos con la descripción exacta de cada KPI, con la fuente de datos utilizada, puntualizando las acciones que consideremos más importantes.



Probablemente, habremos manejado más de 10 KPIs durante el análisis. Por esa razón, debemos crear diferentes dashboards dependiendo del receptor (director financiero, marketing, técnicos...).

Pere Rovira, uno de mis ídolos, aconseja programar 3 dashboards diferentes para uso personal: uno diario con las KPIs; otro semanal con el resumen de las KPIs; y finalmente, uno mensual con los indicadores totales para tener una visión más real (yo sigo su consejo a rajatabla).

Para ir concluyendo, conviene tener en consideración, por su interés, usar un modelo jerárquico para distribuir las KPIs a la organización. Hay que estudiar a los receptores, entrevistarles, conocer bien sus inquietudes, para así personalizar al máximo los dashboards. La frecuencia de distribución se basará en las necesidades de los receptores, y el periodo de análisis deberá seguir la misma frecuencia.

Siempre que se pueda, entre los consejos que os proponemos, procupar siempre obtener feedback de los receptores y cambiar, de vez en cuando, el dashboard. Recordad: si los objetivos cambian, las KPIs también.

Algunos ejemplos que pueden resultarnos de interés:

Para tomar ideas sobre cómo presentar la información, nada como aprender de los expertos. Hace tiempo descubrí la infografía y desde entonces devoro todo lo que llega a mis manos sobre el tema. Mis preferidos son Chiqui Esteban y Xocas en español, y David McCandles y el equipo de infografistas del NYTimes en inglés.

Bienvenidos al mundo de color. Rojo malo. Verde bueno.

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